1. Melalui tatap muka
- Bangunlah suasana yang positif dan menyenangkan.
- Segera perhatikan pelanggan dan sambut dengan ramah.
- Antisipasi kebutuhan pelanggan dengan mempelajari karakteristik mereka.
- Penuhi dan lebihi harapan pelanggan.
- Bersikap ramah, tersenyum, dan gunakan selalu nama mereka.
- Tunjukkan empati dan menjadi pendengar yang baik.
- Selalu katakan terima kasih.
Selain itu, perhatika juga penampilan
Anda serta bagaimana komunikasi verbal dan non verbal (ekspresi, gerakan
tangan, dsb) Anda yang dapat mempengaruhi sikap pelanggan. Hindari:
merokok, menyentuh pelanggan, memakan sesuatu, nada bicara tidak
bersemangat, menghela nafas atau mengeluh saat berhadapan langsung
dengan pelanggan.
Perhatikan selalu prinsip ‘call center’ yaitu:
- ‘Kami akan memastikan Anda mendengar senyum kami’. Caranya, Anda harus tetap tersenyum saat menelepon. Walau tidak terlihat, lawan bicara dapat merasakan Anda tersenyum atau tidak.
- Cara Anda mengucapkan sesuatu jauh lebih penting daripada apa yang Anda ucapkan.
Perhatikan etika dalam menelepon seperti:
- suara tawar dan datar menyatakan kepada pelanggan bahwa Anda bosan dan tidak ingin berbicara dengan mereka,
- suara pelan dan lambat menyatakan kepada pelanggan bahwa Anda sedang depresi dan Jangan diganggu,
- suara tinggi dan simpatik menyatakan bahwa Anda sungguh‑sungguh dan bersemangat membantu pelanggan,
- suara keras dengan kecepatan tidak menentu menyatakan bahwa Anda sedang marah dan tidak bersedia mendengar,
- suara tinggi dengan tekanan yang direm tiba‑tiba, menyatakan kepada pelanggan: “ah, yang benar saja, saja tidak percaya”
